АКАДЕМИЯ НАУК РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН ИЛИ ГБНУ АН РБ

Поступили следующие сведения о действиях (бездействии) государственного бюджетного научного учреждения «Академия наук Республики Башкортостан», (далее - АН РБ): 1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждённых приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила, 2020 г.) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов, в том числе: 1) В соответствии с пунктом 5.13 Правил, 2020 года: «5.13 Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%». В архиве АН РБ не фиксируется в специальном журнале температурно-влажностный режим, измерительные приборы отсутствуют. 2) В соответствии с пунктом 4.4 Правил, 2020 года: «4.4. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы: стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение; полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо». Нумерация стеллажей в архиве АН РБ отсутствует. 3) В соответствии с пунктом 8.4 Правил, 2020 года: «8.4. Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде. При ведении топографических указателей: на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище; в электронном виде - в информационной системе архива. Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов». В соответствии с пунктами 10.2-10.6 Правил, 2020 г.: 10.2. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет. 10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов. 10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в: листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов); акте проверки наличия и состояния архивных документов; и при необходимости: актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам). 10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах. 10.6. По окончании проверки наличия архивных документов: вносятся изменения в необходимые учетные документы; в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись; коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.». В архиве АН РБ отсутствуют постеллажные топографические указатели и план (схема) размещения архивных фондов. В архиве АН РБ не проведена работа по топографированию. Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей. Топографирование проводит работник архива. Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда. Результатом процесса является: - схема размещения документов в архивохранилище; - архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются); - карточки постеллажного и пофондового указателя. В архиве АН РБ не проведена работа по размещению архивных документов, в частности, не пронумерованы шкафы, стеллажи, полки на стеллажах, не составлены топографические указатели, не проведена проверка наличия и состояния дел (акты и листы проверок не представлены). Отсутствуют учетные документы. 4) 1) В соответствии с Главой V Правил, 2020 года, а именно: «5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых: постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива. Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы. 5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат: помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил; находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы. 5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица; 5.18. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил». Помещение архива АН РБ не оборудовано дверями повышенной технической укрепленности. Отсутствуют первичные средства хранения – архивные короба. 5) В соответствии с абзацем 13 пункта 4.11 и абзацем 1 пункта 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) : 4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. 4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. В АН РБ не упорядочены документы по личному составу : Опись 1. – с 2014 по 2020 год. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.». 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждённых приказом Росархива от 02.03.2020 № 24. Объявлено предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предложено: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов государственного бюджетного учреждения Академия наук Республики Башкортостан в архиве организации в соответствии с установленными законодательством требованиями. 2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 января 2024 года.